Implantar un ERP: cómo hacerlo con éxito

La implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) en una empresa afecta a todos los departamentos, incluidos los de finanzas, recursos humanos, ventas y fabricación. En Anquor, nos dedicamos al corporate finance y y también asesoramos a todo tipo de compañías en la toma de decisiones estratégicas relevantes. Gracias a nuestra larga experiencia en el sector, podemos ayudarte comprender cómo debe realizarse la implementación de un ERP.

¿Qué es el ERP y cómo implementarlo?

La implantación de un sistema ERP es el proceso de planificación, configuración, personalización y despliegue del sistema ERP en toda la empresa. Un sistema ERP es un sistema integrado que puede gestionar los recursos internos y externos de una empresa. Esto genera numerosos beneficios y, sobre todo, reduce tiempo y mejora la eficiencia.

Para asegurarnos de que la implantación va bien, debemos siempre consultar a las principales partes interesadas, antes y durante la implantación, para que toda la empresa esté preparada para el cambio.

El proceso de implantación de un sistema ERP suele durar meses, ya que implica limpiar y migrar los datos existentes al nuevo sistema.

¿En qué consiste el proceso de implantación de un ERP?

Este proceso incluye la instalación de un software, la transferencia de todos los datos, tanto financieros como comerciales, la asignación de los procesos y la formación de los usuarios para que utilicen de manera apropiada el software.

Muchas empresas, tanto pequeñas como grandes, implantan sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que gestionen de manera más rápida y automática todos los recursos.

Evidentemente el sistema ERP adecuado para cada empresa diferirá en función de las características del negocio, así como también en función del uso que se le quiera dar y las ventajas que se quieran obtener. Para decidirse por uno o por otro, habrá que estudiar y comparar las distintas opciones disponibles en el mercado. La gama de soluciones es amplísima, por lo que no tendremos problemas en encontrar aquella que mejor satisfaga nuestras necesidades.

Además, hay que procurar que el sistema no solo sea útil en el corto plazo, sino que además ofrezca escalabilidad y flexibilidad para respaldar el crecimiento de la organización y sus prioridades, que cambiarán con el tiempo.

Por eso, el primer paso es analizar el tipo de software que se debe instalar. Después se harán varias pruebas para comprobar que se adapta a los requerimientos de la empresa. Con el tiempo, se aceptará ese software, si ha conseguido generar beneficios.

Beneficios de un ERP en la empresa

Las razones específicas por las que las empresas invierten en esta tecnología varían, pero normalmente la reducción de costes y la mejora de la productividad encabezan la lista.

Mayor seguridad de los datos

Los datos se han convertido en una preciada posesión para las empresas porque son fundamentales para tomar las mejores decisiones posibles. Un software ERP puede ayudar a proteger ese activo. El hecho de que todos estos datos estén en un solo lugar, en vez de repartidos por múltiples sistemas con distintos niveles de seguridad, aumenta el nivel de protección. Además, se recogen todos los datos e información de los distintos departamentos y para almacenarlos en un único sitio. Sin un sistema de este tipo, los datos suelen estar dispersos por toda la organización. Esto dificulta al personal la localización de lo que necesitan.

Cumplimiento de normativa

Disponer de registros precisos y actualizados que sean fáciles de encontrar y en los que se puedan efectuar búsquedas, puede reducir realmente el trabajo necesario para cumplir la normativa a la que está adherida la empresa. Las herramientas de generación de informes personalizables del software también facilitan enormemente el seguimiento del cumplimiento y los ajustes necesarios. Esto hace que la empresa sea mucho más controlable.

Aumento de la productividad

Dado que un sistema ERP integra datos y procesos en múltiples departamentos y ubicaciones, permite a una empresa mover cada tarea con mayor rapidez, procesar los pedidos con mayor agilidad, facturar a los clientes con mayor celeridad y conciliar los envíos con mayor velocidad. Esto, en el medio plazo, se traduce en un aumento de la productividad con menor esfuerzo y hace que la empresa sea más competitiva en el mercado.

Mayor alcance a la información

Los sistemas ERP permiten a las empresas acceder a una gran cantidad de información. Antes, esta información no estaba disponible o era difícil de obtener con otros sistemas. Además, la información tiende a ser más precisa y relevante porque procede de una sola fuente, no de varias. Dado que la mayoría de los sistemas ERP proporcionan a las empresas diversas herramientas de elaboración de informes, facilitan la generación de información actualizada y sensible al tiempo.

Ahorro de costes

Para los propietarios y directivos de empresas, la razón más convincente para adquirir un sistema ERP es que reduce los costes generales, a menudo de forma considerable. La automatización puede disminuir o, incluso, eliminar muchos costes administrativos y operativos. Por ejemplo, la introducción manual de datos o los procesos que requieren un largo seguimiento en papel suelen eliminarse con este software.
La capacidad de controlar el pulso de una organización en un solo lugar significa que puede identificarse rápidamente el origen de los gastos más elevados.

Flujos de trabajo organizados

A medida que se avanza en la implementación de un ERP, es una buena idea trabajar con un experto en para evaluar los procesos y determinar si hay una mejor manera de completar esa tarea en el nuevo sistema. Un ERP puede ayudar en ese sentido, eliminando pasos y realizando otras mejoras para que resulte más rápido y fácil hacer las cosas.

Contactar con expertos en asesoría financiera

En el mercado, existe una amplia variedad de ofertas de ERP. La mayoría ofrece la misma funcionalidad básica, aunque las características y operaciones específicas difieren. Antes de implementar un ERP en la empresa, es recomendable dejarse asesorar por profesionales. En Anquor Corporate Finance, somos profesionales de la compraventa de empresas, private equity y fusiones y adquisiciones. Ofrecemos una asesoría financiera y estratégica para analizar el negocio y sus necesidades y poder guiar al propietario en la toma de mejores decisiones.